Detalle de la resolución

  • Referencia: 7-A-2014/10-A-2014
  • Fecha: 2014-03-04
  • Tipo de procedimiento: Apelaciones
  • Tipo de resolución: Definitiva
  • Tipo de solicitante: Persona natural
  • Género: Femenino
  • Institución: Ministerio de Educación
  • Sustrato fáctico: El presente procedimiento de acceso a la información ha sido promovido ante este Instituto en virtud del recurso de apelación interpuesto por la ciudadana [...] contra la respuesta a la solicitud de acceso a la información emitida por el Oficial de Información del MINISTERIO DE EDUCACIÓN..."
  • Categoría:
    • Acceso a la información
    • Acceso a la información
    • Acceso a la información
  • Subcategoría:
    • Pública
    • Pública
    • Pública
  • Inexistencia de la información por caso fortuito o fuerza mayor: Este Instituto ya se ha pronunciado sobre algunas causas que pueden dar lugar a la inexistencia de una información, las cuales pueden ser porque nunca se generó el documento respectivo o estando en los archivos del ente obligado este se destruyó por causa de la antigüedad del documento, por fuerza mayor o caso fortuito la información si obró en los archivos de la dependencia o entidad y la inexistencia se deriva de la destrucción del mismo, en ese supuesto habría que verificar si la destrucción se realizó de conformidad con las disposiciones vigentes en ese momento, o bien, si la destrucción se hizo de manera arbitraria (IAIP 39-A-2013 del 28/10/13, IAIP 3-A-2014 del 12/2/14). [...]La segunda razón por causa de inexistencia puede ser por la antigüedad del documento, por fuerza mayor o caso fortuito. Fuerza mayor es el hecho del hombre, previsible o imprevisible, pero inevitable, que impide en forma absoluta el cumplimiento de una obligación, para el caso en comento no se puede alegar esto para confirmar la inexistencia, puesto que a diferencia de la fuerza mayor aquí sí se pudo evitar que la información dejase de existir. Por otra parte, caso fortuito es aquel acontecimiento natural inevitable que puede ser previsto o no por la persona obligada a hacer algo y que tiene como consecuencia que no se puede cumplir con la obligación por ser una imposibilidad física insuperable, para este caso en ningún momento se argumentó la inexistencia por esta causa. Con relación a la antigüedad de la información, según la solicitud de información, esta se generó en el año 1993, es decir hace veintiún años, al respecto la LAIP establece que si la información requerida excede de los cinco años de haberse generado, el plazo podrá ampliarse por diez días hábiles más, es decir, hasta por veinte días hábiles, esto demuestra que el legislador pretendió establecer que el derecho de acceso a la información abarca información generada con antigüedad.
  • Causales de inexistencia de la información: Este Instituto ya se ha pronunciado sobre algunas causas que pueden dar lugar a la inexistencia de una información [...] En primer lugar, este Instituto verificará si el documento fue generado [...] En procedimientos de esta naturaleza, la carga de la prueba corresponde al ente obligado y en ningún momento presentaron pruebas que confirmasen que el documento no ha sido generado, por tanto se presume que la información solicitada sí se generó". [...]Un tercer criterio es el que la inexistencia se deriva de la destrucción del mismo, la cual puede haber sido realizada de conformidad con las disposiciones vigentes en ese momento, o bien, de manera arbitraria o por negligencia del ente obligado a conservarla.
  • Gestión documental: Cuando se trata de información que efectivamente ha sido generada por el propio ente obligado, cuya entrega se ha denegado porque el archivo que la contenía fue destruido, independientemente de cuáles hayan sido las causas, en virtud de los principios de máxima publicidad y disponibilidad que rigen el derecho de acceso a la información pública (Art. 4 letras a y b de la LAIP) y el deber legal de conservación de archivos (Art. 43 de la LAIP) este Instituto concluye que existe una obligación de las entidades públicas en reponer sus archivos en caso que hayan sido inutilizados y más aún cuando la información contenida en ellos se encuentra en posesión de particulares identificados o identificables, o bien, en poder de cualquier otra institución pública que esté relacionada con los mismos. Art.53 Cn. [...]Cuando se trata de información que efectivamente ha sido generada por el propio ente obligado, cuya entrega se ha denegado porque el archivo que la contenía fue destruido, independientemente de cuáles hayan sido las causas, en virtud de los principios de máxima publicidad y disponibilidad que rigen el derecho de acceso a la información pública (Art. 4 letras a y b de la LAIP) y el deber legal de conservación de archivos (Art. 43 de la LAIP) este Instituto concluye que existe una obligación de las entidades públicas en reponer sus archivos en caso que hayan sido inutilizados y más aún cuando la información contenida en ellos se encuentra en posesión de particulares identificados o identificables, o bien, en poder de cualquier otra institución pública que esté relacionada con los mismos. Art. 4 letras a y b de la LAIP
  • Inexistencia puede dar lugar a indemnización por perjuicios: Para este Instituto, no puede existir acceso a la información pública si los archivos de las instituciones públicas están desorganizados o en el peor de los casos destruidos, siendo que la falta de un archivo público, en condiciones de reponerse, puede dar lugar incluso a indemnización si no se hubieren realizado las acciones para tal fin.
  • Imposibilidad material de reconstrucción de la información: En conclusión, para este caso en concreto resulta imposible que el ente obligado realice las acciones concretas que tengan por finalidad la reconstrucción de la información solicitada, puesto que no se puede identificar a la persona que tuvo la obligación de formar el expediente en el momento oportuno, aunado a lo anterior tampoco se contaba con obligación legal de conservación de archivos en el momento en el que se generó la información.
Uniformidad del criterio:

Este Instituto ya se ha pronunciado sobre algunas causas que pueden dar lugar a la inexistencia de una información, las cuales pueden ser porque nunca se generó el documento respectivo o estando en los archivos del ente obligado este se destruyó por causa de la antigüedad del documento, por fuerza mayor o caso fortuito la información, si obró en los archivos de la dependencia o entidad y la inexistencia se deriva de la destrucción del mismo (IAIP 39-A-2013 del 28/10/13, IAIP 3-A-2014 del 12/2/14).

Cambios del criterio:

No especificado

Matices particulares:

No especificado